Un contrôle qui va au-delà de la réglementation
Tous les organismes commercialisant des séjours doivent respecter la réglementation française.
Choisir un organisme labellisé par L’Office, ce n’est pas seulement choisir un organisme engagé : c’est bénéficier d’un ensemble de contrôles réalisés selon un référentiel exigeant. AInsi, ils sont régulièrement évalués afin de vérifier que les engagements du Contrat Qualité sont bien respectés à chaque étape de votre projet.
Notre objectif : vous permettre de partir avec vos élèves en toute confiance.
Des contrôles avant, pendant et après chaque séjour
Avant le départ :
Une préparation rigoureuse pour partir sereinement
Avant le départ, nous nous assurons que l’ensemble des informations nécessaires a bien été communiqué à l’établissement afin de préparer le séjour dans les meilleures conditions. Nous vérifions :
Préparation du voyage :
- le contrat de voyage est établi conformément à la réglementation ;
- le programme et les informations générales du séjour sont clairement présentés ;
- le carnet de voyage est transmis avant le départ ;
- les listes de participants et les informations utiles sont correctement préparées ;
- les prestataires disposent des informations nécessaires au bon déroulement du séjour.
Assurances et garanties :
- les assurances obligatoires sont bien prévues ;
- les garanties proposées sont clairement présentées ;
- les éventuelles assurances complémentaires sont proposées aux établissements.
Pendant le voyage :
Des prestations conformes aux engagements annoncés
Pendant toute la durée du séjour, l’organisme doit rester disponible et veiller au bon déroulement du voyage.
Disponibilité :
Nous vérifions que l’équipe organisatrice reste joignable à tout moment afin d’accompagner les enseignants en cas de besoin.
Transport :
Nous contrôlons que les moyens de transport utilisés répondent aux exigences réglementaires et correspondent aux prestations prévues.
Hébergement collectif :
( en résidence, internat, auberge ou hôtel)
- la conformité des lieux avec le descriptif annoncé ;
- les conditions de confort ;
- le respect de la formule de restauration prévue ;
- les autorisations et agréments nécessaires.
Hébergement en famille d’accueil :
- la répartition respecte les engagements de l’organisme ;
- Les conditions d’accueil sont adaptées ;
- les familles offrent un environnement répondant aux critères du Contrat Qualité ;
- les enseignants et les familles peuvent joindre facilement les élèves si nécessaire.
Après le voyage :
Une démarche d’amélioration continue
Le contrôle ne s’arrête pas au retour. Les retours des établissements permettent aux organismes d’améliorer en permanence leurs pratiques. Nous vérifions :
- la transmission d’un questionnaire de satisfaction ;
- la prise en compte des retours des participants ;
- l’information sur la Commission de conciliation de L’Office en cas de litige.
Ces retours contribuent directement au maintien du label et à l’amélioration continue de la qualité des séjours proposés.
En cas de désaccord avec un organisme labellisé, L’Office peut également mettre en place une Commission de conciliation indépendante afin de rechercher une solution amiable.